Các thiết bị đã gắn cố định trong phòng họp, khi người sử dụng nhận và trả phòng cán bộ trong phòng quản lý phải kiểm tra trước khi kí vào biên bản giao-nhận. Trường hợp hỏng hóc thiết bị do người sử dụng làm sai các thao tác kỹ thuật, đánh rơi, va chạm, v.v... Thì người sử dụng phải có trách nhiệm bồi hoàn kinh phí sửa chữa, thay thế, v.v...